Per branche
Een kapper vraagt iets andersdan een installateur.
Daarom kies je bij het instellen je vak, en richt je assistent zich daarop in. Acht manieren van werken, 67 vakken. Je eigen regels gaan er altijd bovenop.
Wat er verandert
Zes dingen die per vak anders zijn.
- 01Zijn woorden.Behandeling en bon in de salon. Klus, opname en meerwerk bij de vakman. Dossier en uren op kantoor. Hij praat zoals jij over je werk praat.
- 02Wat hij per klant onthoudt.Het kleurrecept. De geplaatste cv-ketel. De APK-datum. Het doel uit de intake. Per vak houdt hij bij wat er later toe doet.
- 03Je apps.Een salon krijgt Vento als afsprakenboek met boekingspagina, de andere vakken Agendi. Facto zit er altijd bij, gratis.
- 04Snelle acties.Bovenaan zijn beginscherm staan de vier dingen die je in jouw vak het vaakst vraagt. Eén tik.
- 05Hoe hij meedenkt.Een salon krijgt na negen uur ’s avonds geen klantberichten. Gezondheid van een cliënt komt nooit in een bericht aan een ander. Elk vak heeft zijn eigen fatsoen.
- 06Hoe hij eruitziet.Een eigen kleur en eigen werkkleding: een leren schort voor de kapper, een werkjas voor de vakman, een koksbuis in de horeca.
Staat jouw vak ertussen?
Zoek het op.
Mila, je salonassistent
Afspraken en behandelingen
KapperBarbierSchoonheidssalonNagelstudioWimper- en browstylistMassagesalonTattooshopDierentrimsalonPedicure
Wie heb ik morgen, en waar zitten nog gaten?
Zeven afspraken. Om 11:00 en 15:30 is nog plek.
Lisa zegt af voor donderdag twee uur. Wie kan die plek krijgen?
Drie vaste klanten zijn toe aan een afspraak. Het berichtje voor de eerste staat klaar.
Schrijf herinneringen voor alle afspraken van morgen.
Zeven korte berichten, klaar om te versturen.
- Zijn woorden
- behandelingbonvaste klantno-show
- Je apps
- VentoFactoWhatsAppInstagramAgendi
- Onthoudt per klant
Laatste behandeling en datum
Vaste medewerker
Voorkeuren
Allergieën en reacties
No-shows
- Snelle acties
Vandaag afspraken en gaten
Afspraak iemand inplannen
Toe aan de beurt vaste klanten
Herinneringen voor morgen
Valt er een afspraak uit, dan stelt hij eerst je vaste klanten voor die toe zijn aan een nieuwe beurt. En een klantbericht na negen uur ’s avonds? Dat plant hij voor de volgende ochtend.
Kapper heeft een eigen pakket.
Bovenop alles hierboven onthoudt hij per klant ook: kleurrecept: merk, tint, ontwikkelaar, inwerktijd, haartype, vaste kapper, allergieën, koffie, kletsen of juist rust. En zes weken na het knippen weet hij wie weer aan de beurt is. “Welke kleur had mevrouw De Vries vorige keer?” is één vraag.
Bram, je werkplaatsassistent
Vakmensen op locatie
InstallateurElektricienSchilderTimmermanAannemerDakdekkerStukadoorTegelzetterKlusbedrijfSlotenmakerVerhuisbedrijf
Maak een offerte voor De Boer: badkamer tegelen, twaalf vierkante meter.
Arbeid en materiaal apart, btw erbij. Hoeveel tegels had je gerekend?
Welke offertes staan nog open zonder antwoord?
Twee. Die van Smit is al een week oud, de opvolgmail staat klaar.
Maak de factuur voor De Boer, met het meerwerk aan de afvoer.
Staat klaar in Facto, meerwerk op een eigen regel.
- Zijn woorden
- klusoffertewerkbonmeerwerkopname
- Je apps
- AgendiFactoBindraWhatsApp
- Onthoudt per klant
Adres en hoe je binnenkomt
Wat er geplaatst is, en wanneer
Eerdere klussen
Verstuurde offertes
Hoe hij betaalt
- Snelle acties
Vandaag klussen en adressen
Offerte snel opstellen
Factuur na de klus
Nabellen open offertes
Een klus loopt bij hem van aanvraag, opname en offerte naar planning en factuur. Hij plant met reistijd in zijn achterhoofd, en vraagt naar aantallen in plaats van te gokken.
Joep, je planningsassistent
Onderhoud en seizoen
HovenierSchoonmaakbedrijfGlazenwasserZwembadonderhoudOngediertebestrijdingHondenuitlaatservice
Wie is er deze week aan de beurt, in een handige volgorde?
Negen adressen, op volgorde van de route.
Het regent morgen. Verzet mijn afspraken en schrijf de berichten.
Vier afspraken naar vrijdag, vier berichten klaar.
Maak de facturen van deze maand voor mijn vaste klanten.
Veertien facturen staan klaar in Facto.
- Zijn woorden
- rondeabonnementseizoen
- Je apps
- AgendiFactoBindraWhatsApp
- Onthoudt per klant
Adres en toegang
Ritme en laatste bezoek
Afgesproken prijs
Bijzonderheden
- Snelle acties
Deze week wie is aan de beurt
Verzetten slecht weer
Maandfacturen vaste klanten
Nieuwe klant vast ritme
Hij denkt in rondes en vaste ritmes. Wie aan de beurt is, weet hij. En vaste klanten factureert hij in één keer per maand als dat beter past.
Noor, je praktijkassistent
Zorg en praktijk
FysiotherapeutPersonal trainerCoachPsycholoog of therapeutDiëtistYoga- of pilatesstudioLogopedistThuiszorg (zzp)Bijles of muziekles
Welke sessies heb ik vandaag, met de laatste notitie?
Vier sessies. Bij elke cliënt staat wat je vorige keer schreef.
Schrijf een kort verslag: goede sessie, knie gaat vooruit, volgende week verder met kracht.
Verslag staat bij de cliënt.
Maak de factuur voor de sessies van deze maand.
Staat klaar, per sessie een regel.
- Zijn woorden
- sessieintaketrajectverslag
- Je apps
- AgendiFactoBindra
- Onthoudt per klant
Intake en doel
Sessies tot nu toe
Voortgang
Afspraken
No-shows
- Snelle acties
Vandaag sessies
Verslag na een sessie
Intake nieuwe cliënt
Factuur sessies
Discreet met alles over gezondheid: dat komt nooit in een bericht aan iemand anders. En hij geeft geen advies dat jij niet gaf.
Sam, je kantoorassistent
Kantoor en advies
BoekhouderConsultantJurist of advocaatMakelaarVerzekeringen en hypothekenICT en softwareMarketingbureauVertaler
Welke deadlines komen er deze week aan?
Drie. De aangifte van Jansen BV is vrijdag.
Schrijf twee uur op Vermeulen voor de jaarstukken.
Genoteerd. Deze maand staat er nu negen uur op Vermeulen.
Maak facturen van de geschreven uren van deze maand.
Zes facturen klaar in Facto.
- Zijn woorden
- dossierurendeadlineopdrachtbevestiging
- Je apps
- AgendiFactoBindra
- Onthoudt per klant
Bedrijfsgegevens
Contactpersoon
Lopende dossiers
Deadlines
Uurtarief en geschreven uren
- Snelle acties
Deadlines deze week
Opdracht bevestiging
Uren factureren deze maand
Mail netjes antwoorden
Hij schrijft netjes en formeel naar je klanten, tenzij jij het losser doet. Deadlines per klant ziet hij op tijd aankomen.
Lou, je zaakassistent
Horeca en winkel
RestaurantCafé of barLunchroom of koffiebarFoodtruckCateringBakkerWinkelWebshopBloemist
Maak het rooster voor volgende week. Anouk kan niet op zaterdag.
Rooster staat klaar, zaterdag zonder Anouk.
De havermelk raakt op.
Op de bestellijst bij je zuivelleverancier gezet.
Maak een Instagram-post over ons weekmenu.
Tekst klaar, in jouw toon.
- Zijn woorden
- dienstreserveringleveranciervoorraadkassa
- Je apps
- AgendiFactoInstagramWhatsApp
- Onthoudt per klant
Vaste gasten en hun voorkeuren
Groepsreserveringen
Leveranciers en besteldagen
- Snelle acties
Rooster deze week
Bestellen bestellijst
Post social media
Reserveringen vandaag
Noem je iets wat opraakt, dan zet hij het op de bestellijst van de juiste leverancier. Berichten aan gasten houdt hij kort en vriendelijk.
Juul, je studioassistent
Creatief
FotograafVideograafGrafisch ontwerperWebdesignerContent makerTekstschrijverMuzikant of djInterieurstylist
Maak een offerte voor Studio Noord: fotoshoot, twee correctierondes, gebruik online.
Staat klaar, met rondes en gebruiksrechten erin.
Welke projecten lopen er en wat moet er als eerste af?
Drie. De oplevering voor Bakkerij Kos is donderdag.
Schrijf een post bij dit werk.
Caption klaar, in jouw eigen stem.
- Zijn woorden
- opdrachtbriefingopleveringcorrectierondegebruiksrechten
- Je apps
- AgendiFactoBindraInstagram
- Onthoudt per klant
Projecten en data
Briefing en voorkeuren
Opgeleverde bestanden
Afgesproken gebruiksrechten
- Snelle acties
Projecten wat moet er af
Offerte nieuwe opdracht
Factuur na oplevering
Post portfolio
In elke offerte staan de opleveringen, het aantal correctierondes en de gebruiksrechten. Facturen volgen de mijlpalen die je afsprak.
Max, je planningsassistent
Auto en vervoer
GarageTaxiKoerierRijschoolAutopoetsbedrijfFietsenmakerTransportbedrijf
Welke klanten moeten binnenkort voor de APK?
Vijf deze maand. De herinneringen staan klaar.
Wat is er vorige keer aan de Golf van Peters gedaan?
Grote beurt in maart, remblokken voor, 142.000 kilometer.
Laat Peters weten dat de auto klaar is.
Bericht staat klaar.
- Zijn woorden
- kentekenAPKritwerkorder
- Je apps
- AgendiFactoBindraWhatsApp
- Onthoudt per klant
Voertuigen en kentekens
Onderhoud en kilometerstand
APK-datum
Hoe hij bereikt wil worden
- Snelle acties
Vandaag planning
APK binnenkort
Factuur werkorder
Bericht klant laten weten
Per voertuig houdt hij de geschiedenis bij, van kenteken tot kilometerstand. Een APK die eraan komt ziet hij op tijd.
Iets anders
Past je vak nergens? Dan maak je hem zelf.
Kies bij het instellen Algemeen. Je krijgt de algemene assistent, en met je eigen regels maak je hem van jou. Mis je je vak? Mail ons, een vak erbij is zo gedaan.